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社長のための「コラム&NEWS」
今井繁之の 「上司のためのホウレンソウ」

第8話『適切な報告にはねぎらいを忘れない』

 私達日本人は欧米の人達に比べると感情をあらわに表さず、どちらかというと慎み深いところがあるといわれます。

 仕事上の指示・命令に対して、部下が報告するのは当然といえば当然のことですが、報告があった際、報告者に「あっ、そう」、「分かった」、「ご苦労さん」だけでなく、一言ねぎらいの言葉を付け加えるべきです。

 たとえ好ましくないことの報告であっても、早めに報告してくれたということであれば「とにかく早く報告してくれて助かったよ」と感謝していることを伝えるべきです。

 また、結果がよかったような場合、部下が喜び勇んで報告に来れば、「そりゃよかった、本当にご苦労さん、この次もよろしく頼むよ」という感謝の言葉と共に次も期待しているという言葉を付け加えます。

 精一杯頑張ったものの、うまくいかなかった、失敗したという報告の場合も、その健闘をねぎらい、気を落とすことなく次は頑張るようにという激励の言葉を付け加えるべきです。


 私自身の話で恐縮ですが、私が以前勤務していた会社で採用関係の仕事で、会社に多大の出費をさせたにも関わらず、狙った成果が上がらなかったことがありました。

 そのことを沈痛な表情で上司に「私の読みが甘くてこんなことになりました。申し訳ございません」と正直に報告した時に、上司が「まあ仕方がないよ、高い授業料だと思ってあきらめるよ。ただ、二度とこんな失敗をするなよ。元気を出せ!」と肩をたたかれて激励されたことがあります。

 そのような言葉をかけられると、今回のことを貴重な教訓として絶対こんな失敗は繰り返すまいと思うものです。

 さらに義務としての報告でなく、「こんなことを小耳にはさみました」とか、「他社の新製品情報を入手しました」といった情報提供としての報告があった場合、報告者としては上司は喜んでくれると思っているのに、「あっ、そう」「分かった」「資料はそこに置いといてくれ」というようなそっけない対応ではがっかりしてしまいます。

 報告を聞いたところで、「いやぁ、それは貴重な情報だ。助かるよ。わざわざ知らせてくれてどうもありがとう。また何かあったらよろしく」と感謝の言葉を付け加えれば次の報告のモチベーションになり、さらには部下との人間関係をよりよいものにする効果がありますので上司のねぎらいの一言は大切です。


 私達、それも年配者はどちらかといえば恥ずかしがりやの人が多く、あまりオーバーアクションをしない傾向がありますが、ありがたい、感謝しているということであれば顔に満面の笑みを浮かべて近付き、相手の手を力強く握り、ねぎらいと感謝の言葉を大きな声で伝えることが時には必要です。

 このように言葉にアクションを加えると自分の真意をより正しく相手に伝えることができます。

 口頭のホウレンソウの場合に限らず、E-mailによる報告に対して返事をする場合も、同様のねぎらい、感謝、激励の言葉をさりげなく織り込むべきです。

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筆者紹介

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講師 今井 繁之

シンキングマネジメント研究所代表

社内・お客様に「報告・連絡・相談」を徹底している会社は、この逆境にあっても、業績が長期安定することを長年の指導経験から実証。
リコー・ソニーに勤務時、論理的問題解決法であるKT法の社内指導を手懸ける。その後、1991年、シンキングマネジメント研究所を設立し独立。指導実績は、キーエンス・シャープ・コープこうべ・NTTデータ・リクルート・伊勢丹…等の企業で、年間1000人を超える社員・幹部に独自の問題解決法TM法を教える。 特にeメール時代の「報告・連絡・相談」の指導は大好評。著書「頭を使ったホウレンソウ」、DVD「営業マンの報告・連絡・相談」(弊会AV局刊)

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