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社長のための「コラム&NEWS」
今井繁之の 「上司のためのホウレンソウ」

第7話『クイックレスポンスを心がける』

 上司の責任には次の二つがあるといわれます。

 結果責任という言葉を意味する「アカウンタビィ(accountability)と、どうするかという判断を示すという意味での「レスポンシビリティ(responsibility)」です。

 部下からのホウレンソウに対して適切な返事(レスポンス)をするというのはこのレスポンシビリティです。

 部下や関係部署から相談を持ち掛けられた場合、慎重に考えた上で結論を出さなければならない場合もありますが、その返事があまり遅くなるのはよくありません。

 慎重に考えなければいけないような事柄で結論が出てない場合は、部下から「この間相談した件、どうなりましたか?」と返事を督促される前に、なぜ結論が出てないのか、その理由をはっきり話し、いつまでに返答できるかということを明確にすべきです。

 この変化の激しい時代、長考一番ということで悠長に構えておられては部下や関係部署に迷惑をかけてしまいます。上司の返事の遅れは仕事に支障が出るばかりでなく、早い返事(レスポンス)を期待している部下の信頼を失うことになります。

 特に最近は直接口頭ではなく、E-mailを通じてのホウレンソウが多くなり、上司の早い返事(レスポンス)がより求められるようになりました。

 日頃、適宜・適切なホウレンソウの励行を部下に強調しておきながら、肝心の返事(レスポンス)が遅れるようでは、部下から何のための早いホウレンソウだったのかという批判を受けることになってしまうのでクイックレスポンスを心掛けるべきです。

 部下から思い切った改善策の提案があって「どうでしょうか?」と言われて、「少し考えさせてくれ」という返事をしたとします。しばらくして部下から「先日相談した件、いかがでしょうか?」と督促を受けると「ところでよそはどうかなぁ」と聞く上司がいます。「よそはやってないようです」という返事が返ってくると「そうか・・・」と言ってまた考え込んでしまう上司がいます。このような対応では部下の信頼を勝ち取るのは難しいでしょう。

 「すべての情報が集まるまで結論は出せない」と言う人がいますが、すべての情報が集まるなんてことは通常は不可能です。

 そんなことを言っていたらいつまでたっても決断ができないことになってしまいます。

 だから、その時点で集められた情報を元に、最も妥当な判断をしなければなりません。

 先行きが不透明な時代、絶対正しい判断などは神様ならいざしらず、私達人間にはできないと考え、最善、最良の判断を下し、部下や関係部署に的確に伝えるべきです。

 物事を実行するかしないかの判断に迷った時は、それを実行に移したら、どのような好ましくないことが発生するかを予測して、その発生確率と発生した場合の影響度の大きさで判断するのがよいでしよう。

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筆者紹介

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講師 今井 繁之

シンキングマネジメント研究所代表

社内・お客様に「報告・連絡・相談」を徹底している会社は、この逆境にあっても、業績が長期安定することを長年の指導経験から実証。
リコー・ソニーに勤務時、論理的問題解決法であるKT法の社内指導を手懸ける。その後、1991年、シンキングマネジメント研究所を設立し独立。指導実績は、キーエンス・シャープ・コープこうべ・NTTデータ・リクルート・伊勢丹…等の企業で、年間1000人を超える社員・幹部に独自の問題解決法TM法を教える。 特にeメール時代の「報告・連絡・相談」の指導は大好評。著書「頭を使ったホウレンソウ」、DVD「営業マンの報告・連絡・相談」(弊会AV局刊)

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