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社長のための「コラム&NEWS」
今井繁之の 「上司のためのホウレンソウ」

第2話『ホウレンソウしやすい雰囲気のつくり方』

 「気になることがあったらいつでもホウレンソウしてくれよ」と言われても、部下の立場からすると報告・相談がしづらい上司がいます。  どういう上司かというと、第一はいつも忙しくしていて、自分の席にいることが少ない上司です。  こういう上司には部下は報告・相談のタイミングを見つけるのに苦労します。  上司がいつも忙しくて、席に落ち着いていることが少ないと、部下は報告したくてもなかなか報告できません。  E-mailという便利な手段がありますが、いささか厄介な案件はE-mailだけで済ますわけにはいきません。

 メモを上司の机の上に置いておく程度で、十分なものであればよいのですが、多少でも説明を要するものは口頭で報告せざるを得ません。まして自分の一存だけで判断するのは好ましくないような案件については上司と対話して、その上で承認のサインをもらわなければなりません。

 そういった点で自分の席にいないことの多い上司は、ホウレンソウをしたいと思っている部下にとっては困ってしまう存在です。

 大変忙しくて席を温める時間があまり取れない上司も、意識的に、一日の特定の時間はできるだけ席にいて、部下がホウレンソウしやすいようにするべきです。


 報告・相談に行きづらい上司の第二は、気軽に近付きがたい上司です。

 上司が自分の席にいても、いつも誰かと打ち合わせしていたり、社内外とひっきりなしに電話していたり、しかめっ面をして書類をにらんでいたり、机の上に書類を一杯広げていたり、あるいは見るからに不機嫌そうな顔付きで仕事をしているようでは、気の弱い部下はなかなかホウレンソウに上がれません。

 いつか、手の空いている時、ご機嫌のよい時にホウレンソウしようと思っていても、なかなかそのようにならないと、部下は困ってしまいます。

 部下が報告・相談があると言って来た場合、どうしても手が話せない時は別として、そうでなければ微笑みでも浮かべて、手掛けていた仕事の手を休めて、机の上に書類を広げていたら少し片付けて、部下の顔を見ながら報告・相談に応じるべきです。

 無理やり微笑みを浮かべる必要はありませんが、それでも上司が穏やかな表情を浮かべて応対してくれたら部下は報告・相談がしやすいものです。

 「忙中閑あり」と言う言葉がありますが、上司たるもの、忙しくてもできるだけリラックスした雰囲気を醸し出し、敷居をできるだけ低くして部下を受け入れるべきです。

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筆者紹介

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講師 今井 繁之

シンキングマネジメント研究所代表

社内・お客様に「報告・連絡・相談」を徹底している会社は、この逆境にあっても、業績が長期安定することを長年の指導経験から実証。
リコー・ソニーに勤務時、論理的問題解決法であるKT法の社内指導を手懸ける。その後、1991年、シンキングマネジメント研究所を設立し独立。指導実績は、キーエンス・シャープ・コープこうべ・NTTデータ・リクルート・伊勢丹…等の企業で、年間1000人を超える社員・幹部に独自の問題解決法TM法を教える。 特にeメール時代の「報告・連絡・相談」の指導は大好評。著書「頭を使ったホウレンソウ」、DVD「営業マンの報告・連絡・相談」(弊会AV局刊)

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