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社長のための「コラム&NEWS」
自社を「日本一」に導く!日報活用術

第5話 日報で、手つかずの問題を解決する方法

【継続】は、人生のもっとも難しい部類の問題として扱われます。
しかし、それは継続の源泉を【心】に求めるから。「心は冷めても【仕組み】はまわる」――この真実に気づくことができれば、継続は難しいことではありません。
そして、継続して取り組みさえすれば、たいていの問題は解決してしまうものなのです。
先月の本コラムでは、その「継続」について解説してみたわけですが、その後のあなたのお仕事はどう変わったでしょうか?

さて、ここまでの話は、どちらかというと「行動した分、成果が見える」類ものものでした。
これらは、「解決(達成)しないとまずい!」という、いわば緊急性のある問題。したがって、行動につながりやすいのも確かです。
 
でも、実は、本当にやっかいなのは緊急を要しないがゆえに放置され続けて来た「手つかずの問題」。
それこそが、経営者の頭の片隅を占拠し続け、深い悩みになっているなんてことはありませんか?

人事評価、若手の教育、チームでの作業の仕組み化。
放置されがちな問題はたくさんあります。そして、これらを本当に放置してしまうと、やがてボディブローのようにじわじわとダメージが増幅していきます。
これを日報でどう解決したらいいのかというのが今回のテーマです。
 
別にこのなかづか日報を万能薬かのごとく喧伝するつもりはありません。ですが、
少なくとも【人の行動】と【継続】が関わるものであれば、たいていの問題はなかづか日報で片付きます。
今回は、そんな話題を、【5つのポイント】でもってご紹介してみたいと思います。
 
会社組織が成長していくと、どうしても個人の責任、担当を曖昧にしたままになりがち。何となくお互いに仕事を分担しながら進めていくことが多くなります。
そこで、社長みずから「よし、仕組み化して、効率と生産性を高めよう!」と思ったとします。
仕組み化の構想を思い立っても、現状すでにおこなわれているので仕組み化しなくてもまわっています。
なので、ついつい具体的な手を打たないまま長期にわたって放置される…ということになりがちです。

現状を打破し、仕組み化することによって、組織のステージを1ランクアップさせる――その第一歩は【1.問題点の抽出】です。
これはまさに日報の原点。些細なことでも、気になったことを書き留めること。
社長さんご自身の日報からでも、スタッフのみなさんの日報からでも、とにかく組織に関することを吸い上げてみて下さい。連携がうまくいっていないと感じる点、改善した方がいい点、見過ごされているけどボトルネックになっている点などなど。
この【問題点の抽出】である程度問題を集めたら、がある程度のボリュームになったら、大きめの付箋紙にそれを書き出し、同じ悩み事に分類していってください。おそらく日報には、他社を眺めた時や書籍・講演会から学んだ時に「!」と浮かんだ改善のヒントも書いてあると思います。
この作業を、ホワイトボードや会議室のテーブルに広げた模造紙の上でおこなうと、チームで共有できます。
これを【2.問題のグルーピング】と呼びます。
日々、書き留めてある「気づき」と「学び」、そして「明日への意欲」は、それが日報の中に「過去のデータ」として眠っている限り役に立ちません。定期的に見直すことで個人の中の問題意識を浮かび上がらせることは可能です。しかし、組織では情報が分散しているため社長、また社員の皆さんの頭の中でぼんやりとしてしかみえていません。
そこで、この【グルーピング】なのです。
 
このグルーピングを通じて、問題が見えてきます。それに対して「では、こうしよう!」という行動案が出てきたら、それを「誰が担当するのか」「どういう順番で進めるのか」「いつまでにやるのか」を明確にします。
あとは、これを【3.行動プラン作成】に落とし込み、チームで共有しましょう。
 
担当者が決まったら、まずは担当者に「何があっても行動プランを死守する」ことを宣言させてください。
ただし、上に立つ社長さんは「あいつに責任がある」と思うことなく、担当者の日報チェックで、常に進捗を見守ってください。――【4.プロジェクトの進捗管理】です。
〆切にギリギリになって「おい、あの件、どうなってる」――「・・・(汗)」 では、意味がありません。
それぞれの担当者にも、結果をすべて自分の責任として関わらせることも重要ですが、それを統括する社長自身も「どうしてできてないの?」という思考から、「どうしたら、これを解決できるの?」という思考に切り替えること。
すべての問題を、社長を含めた全スタッフが「どうしたらできる?」「どう行動に移す?」という思考回路で受けとめる文化を日報で創るわけです。これは【5.「どうしたらできる?文化」の創造】です。
 
ということで、今回は、手つかずだった問題を解決するための、5つのポイントを中心に解説してみました。
【1.問題点の抽出】、【2.問題のグルーピング】、【3.行動プラン作成】、【4.プロジェクトの進捗管理】、【5.「どうしたらできる?文化」の創造】の5つですね。
 
あなたの会社にもある手つかずの仕事。人材教育、他社とのJVなどなど、たいていの問題は、この5ステップで解決するはずです。
ぜひ、長らく引きずり続けて、もやもやしてきた問題をすっきりさせて、さらに勢いよく伸びていく組織を作ってください!
 
次回は、これに関連して、さらに具体的な大きな問題につい考えてみたいと思います。
今回、担当スタッフに日報を書かせ、その進捗管理を・・という話を書きました。そのアップグレード版…ではありませんが、人材育成に日報をどう活かすかというお話です。お楽しみに!
 

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筆者紹介

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講師 中司 祉岐

株式会社ビジフォーム 代表

売上日本一を続々と輩出している日報コンサルタント。 「記録し、発見し、行動を変える」業績向上のための日報を独自に開発。 従来の「書かされている」「続かない」日報とは違い、続けられて、しかも確実に業績に結びつけることができると好評を博している。 導入企業の8割が、わずか1年で劇的な成果を上げ、「売上が倍増した」「事業の立て直しに成功した」…など驚きの声が数多く寄せられている。お金も時間もかけず、商品もサービスも変えることなく、日報をつけるだけで「日本一」になれると、全国の社長から指導依頼が殺到している。著書に『A4 1枚で「いま、やるべきこと」に気づくなかづか日報』がある。

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